Program de gestiune pentru construcții: materiale, șantiere și cost pe proiect
Într-o firmă de construcții, stocul nu stă într-un depozit, ci pe cinci șantiere deodată. Un program potrivit urmărește materialele acolo unde se află și leagă consumul de devizul proiectului, nu de o gestiune generală.
Dacă lucrați pe proiecte, cu materiale trimise pe șantiere și cu situații de lucrări, aveți nevoie de o aplicație care ține evidența pe proiect, nu doar pe firmă. Produsele standard de gestiune nu acoperă, de obicei, decontarea pe stadii și urmărirea subcontractorilor, deci dezvoltarea la comandă apare frecvent.
Firmele de construcții au o problemă de evidență pe care alte domenii nu o au: obiectul activității se mută. Materialele pleacă din depozit sau direct de la furnizor către un punct de lucru, se consumă acolo, iar o parte se întoarce sau rămâne pentru proiectul următor. Fără o evidență pe șantier, aceste mișcări devin invizibile.
Consecința este că rentabilitatea unui proiect se află abia la final, iar de multe ori aproximativ. Devizul spune cât ar fi trebuit să coste; facturile spun cât s-a cumpărat. Între cele două rămâne o zonă gri în care se pierd materiale, ore și, uneori, marja întregii lucrări.
Un program de gestiune pentru construcții înlocuiește această zonă gri cu documente: bon de consum pe șantier, transfer între puncte de lucru, retur în depozit. Din ele rezultă costul real pe proiect și, mai important, momentul în care un proiect începe să depășească bugetul — cât timp mai există posibilitatea de a interveni.
Funcțiile cerute de firmele de construcții și instalații
Modulele care rezolvă problemele specifice lucrului pe proiecte.
Unde se pierde marja într-un proiect de construcții
Prima pierdere apare la aprovizionare. Materialele comandate „cu rezervă" se cumpără real, dar se consumă doar parțial. Surplusul rămâne pe șantier, se degradează sau se pierde, iar costul lui rămâne pe proiectul respectiv, deși valoarea putea fi recuperată pe altul.
A doua pierdere vine din lucrările suplimentare neconsemnate. Beneficiarul cere o modificare, echipa o execută, dar nu se emite niciun document. La decontare, aceste lucrări nu pot fi facturate, pentru că nu există aprobare scrisă. Este cea mai frecventă cauză a diferenței dintre efortul depus și suma încasată.
A treia este întârzierea informației. Când costul unui proiect se calculează la final, orice depășire se descoperă când nu mai poate fi corectată. O aplicație care adună costurile pe măsură ce apar permite intervenția în timp util — o renegociere, o schimbare de furnizor sau o discuție cu beneficiarul.
- Materiale cumpărate în exces și rămase pe șantier
- Lucrări suplimentare executate fără document de aprobare
- Consumuri neînregistrate pe proiectul căruia îi aparțin
- Ore de manoperă nealocate pe lucrări
- Facturi de la subcontractori fără recepție corespondentă
- Rentabilitatea proiectului aflată abia la finalizare
Evidența pe proiect, nu pe firmă
Diferența esențială față de o gestiune obișnuită este unitatea de raportare. Într-un comerț, întrebarea este „cât avem pe stoc". În construcții, întrebarea este „cât a costat până acum lucrarea X și cât a mai rămas din buget". Ca să existe un răspuns, fiecare document trebuie să poarte proiectul căruia îi aparține.
Această regulă simplă schimbă modul de lucru: factura de la furnizor se repartizează pe proiecte, bonul de consum se emite pe șantier, orele se pontează pe lucrare, iar utilajul se alocă pe punctul de lucru unde funcționează. Efortul suplimentar este mic, iar rezultatul este vizibilitatea permanentă asupra rentabilității.
Al doilea element specific este decontarea pe stadii. Situația de lucrări confirmată de beneficiar devine baza facturii, iar factura pleacă mai departe în e-Factura. Legătura dintre stadiul fizic și documentul financiar trebuie să fie directă, altfel apar diferențe între ce s-a executat și ce s-a încasat.
Ce se poate acoperi cu un produs standard și ce nu
Partea de aprovizionare, stoc și facturare este acoperită și de un produs cu licență unică, configurat cu gestiuni separate pentru fiecare șantier. Pentru o firmă mică, de instalații sau de finisaje, aceasta poate fi suficient pentru mult timp și reprezintă cea mai rapidă îmbunătățire față de fișierele de calcul.
Partea specifică — devize, antemăsurători, situații de lucrări pe stadii, contracte cu subcontractori și urmărirea bugetului pe proiect — se dezvoltă, de obicei, la comandă. Motivul este că fiecare firmă are propria structură de deviz și propriile reguli de decontare cu beneficiarii, iar un produs standard le impune pe ale sale.
Traseul recomandat este gradual: mai întâi evidența materialelor pe șantiere și facturarea, apoi urmărirea costului pe proiect, apoi decontarea pe stadii. Pentru firmele care au nevoie și de partea financiară completă, discuția se mută către un sistem integrat, prezentat pe pagina de ERP Construcții. Intervalele de cost sunt pe pagina de prețuri.
Întrebări frecvente despre construcții
Răspunsuri scurte la nelămuririle care apar cel mai des.
Se poate ține stocul separat pe fiecare șantier?
Da. Fiecare punct de lucru are gestiunea sa, iar materialele ajung acolo prin transfer din depozit sau prin recepție directă de la furnizor. Consumurile și returul se înregistrează la nivelul șantierului respectiv.
Cum se urmărește costul unui proiect?
Prin adunarea, pe proiect, a materialelor consumate, a manoperei pontate, a facturilor de la subcontractori și a costurilor de utilaje. Rezultatul se compară permanent cu bugetul aprobat, nu doar la finalizarea lucrării.
Aplicația gestionează devize și antemăsurători?
Da, dacă este dezvoltată pentru asta. Structura de deviz diferă de la o firmă la alta, motiv pentru care această componentă se construiește de regulă la comandă, pe formatul folosit efectiv în firmă.
Se pot emite situații de lucrări?
Da. Situația se întocmește pe stadii fizice, se confirmă de beneficiar și devine baza facturii pentru perioada respectivă, cu legătură directă între cantitățile decontate și documentul emis.
Cum se urmăresc subcontractorii?
Prin contracte cu cantități și prețuri, recepții pentru lucrările executate și situația plăților. Astfel, o factură primită de la un subcontractor poate fi verificată față de lucrarea efectiv recepționată.
Se poate ponta manopera pe lucrări?
Da. Orele se înregistrează pe echipă și pe proiect, iar costul de manoperă intră în costul total al lucrării. Fără acest element, rentabilitatea calculată rămâne incompletă.
Aplicația urmărește și utilajele?
Poate urmări alocarea utilajelor pe puncte de lucru, orele de funcționare, consumurile și lucrările de întreținere, astfel încât costul lor să fie repartizat pe proiectele care le-au folosit.
Se poate lucra de pe șantier?
Da, prin acces securizat de la distanță, dacă aplicația este configurată pentru asta. Interfața web este adaptată pentru telefon și tabletă, iar operațiunile uzuale de pe șantier se pot face direct de acolo.
Cum se tratează materialele rămase la finalul lucrării?
Prin retur în depozit sau prin transfer către alt șantier, cu document. Astfel, valoarea lor iese din costul proiectului încheiat și intră pe cel următor, iar rentabilitatea fiecărei lucrări rămâne corectă.
Există produse standard pentru construcții?
Pentru partea de stoc și facturare, da. Pentru devize, situații de lucrări și urmărirea bugetului pe proiect, produsele standard acoperă rar nevoia, pentru că fiecare firmă are propriile formate și reguli de decontare.
Cât durează implementarea?
Pentru partea de gestiune materiale și facturare, una–două săptămâni cu un produs la pachet. Pentru componentele specifice, dezvoltate la comandă, de regulă între patru și opt săptămâni de la aprobarea specificațiilor.
Cât costă?
Dezvoltarea la comandă pornește de la 1.000 EUR și ajunge în general până la 5.000 EUR, în funcție de componentele acoperite. Estimarea exactă se face după analiza modului în care se urmăresc astăzi proiectele.
Continuați cu
Soft de gestiune pentru alte domenii de activitate
Spuneți-ne câte șantiere urmăriți în paralel
Analizăm modul în care circulă materialele și cum se decontează lucrările, apoi vă propunem varianta potrivită. Analiza este gratuită.